Per scegliere chi assiste nella costituzione di una società estera, occorre valutare competenze, contenuto dell’incarico, costi complessivi e assistenza successiva. Il solo prezzo di incorporazione non descrive il lavoro necessario per rendere la struttura coerente con l’attività effettivamente svolta.
Questa guida aiuta a confrontare professionisti e proposte. Per conoscere le attività dello Studio, i referenti e le modalità di incarico, consulta la pagina Società estere e assistenza societaria internazionale.
Che cosa verificare prima di affidare l’incarico
Il primo controllo riguarda l’identità di chi presta il servizio: denominazione, sede, recapiti, soggetto che sottoscrive il contratto e professionisti concretamente coinvolti. Quando viene dichiarata una qualifica professionale, è opportuno verificarla presso l’albo o il registro competente.
Chiedi quali attività saranno svolte direttamente e quali saranno affidate a collaboratori locali. La chiarezza sui ruoli consente di sapere a chi rivolgersi per un problema societario, fiscale, contabile o bancario. Nessuna qualifica, da sola, equivale a una garanzia del risultato dell’operazione.
- Esperienza documentabile nella giurisdizione e nel settore interessati.
- Interlocutori identificabili e modalità di comunicazione concordate.
- Indicazione dei professionisti locali e delle rispettive competenze.
- Chiarezza sulla copertura assicurativa dichiarata e sul suo ambito.
- Incarico scritto, documenti da consegnare, tempi stimati e attività escluse.
Il colloquio preliminare: partire dall’attività reale
Prima di scegliere il Paese o la forma societaria, il consulente deve comprendere il progetto. Sono rilevanti l’attività prevista, i mercati, i clienti, il luogo di lavoro, i soci, gli amministratori, le risorse disponibili e l’organizzazione operativa.
Una società destinata a gestire un’attività locale presenta esigenze diverse da una struttura con personale e clienti in più Paesi. Anche l’apertura di un conto o l’accesso ai servizi di pagamento richiedono una valutazione specifica: non sono conseguenze automatiche della costituzione.
Per il primo incontro prepara una descrizione del progetto, la struttura proprietaria prevista, i Paesi coinvolti, la stima dei flussi economici e gli eventuali contratti già disponibili. La documentazione personale o riservata va trasmessa attraverso i canali concordati con il professionista.
Residenza fiscale e gestione: perché non basta una sede estera
La registrazione all’estero non risolve, da sola, la posizione fiscale della società o dei soci. L’analisi deve considerare le attività e i collegamenti effettivi con i Paesi interessati.
Per le società, l’articolo 73 del TUIR prende in considerazione, per la maggior parte del periodo d’imposta, la sede legale, la sede di direzione effettiva o la gestione ordinaria in via principale nel territorio italiano. Occorre quindi esaminare anche dove vengono assunte le decisioni strategiche e dove si svolge la gestione corrente. Il riferimento normativo è consultabile su Normattiva, articolo 73 del D.P.R. 917/1986.
Devono inoltre essere valutati, quando pertinenti, la possibile stabile organizzazione, le convenzioni applicabili e gli adempimenti delle persone coinvolte. La presenza di una società estera non è di per sé indice di illiceità; la correttezza della struttura dipende dalle circostanze concrete e dagli obblighi applicabili. Le promesse di assenza generalizzata di imposte richiedono particolare cautela.
Come confrontare i preventivi
Un confronto utile riguarda lo stesso perimetro di attività e un arco temporale comprensibile. Distingui la costituzione dai costi di mantenimento e dalle prestazioni eventuali. Un prezzo contenuto non dimostra, da solo, scarsa affidabilità; un prezzo elevato non dimostra, da solo, qualità.
- Analisi preliminare: verifica del progetto e delle alternative.
- Costituzione: atti, registrazioni, eventuali traduzioni, diritti e spese.
- Gestione annuale: sede, contabilità, dichiarazioni, bilanci, rinnovi e assistenza.
- Servizi bancari: preparazione della richiesta, documenti richiesti e limiti dell’assistenza.
- Attività straordinarie: modifiche societarie, trasferimenti, controversie e chiusura.
Chiedi quali importi sono compensi, quali spese di terzi e quali imposte o diritti. Fai precisare le esclusioni e le condizioni che possono comportare costi aggiuntivi. Evita di confrontare un semplice deposito amministrativo con un incarico di consulenza e assistenza continuativa.
Documenti e controllo della società
L’incarico deve chiarire quali documenti saranno consegnati, in quali tempi e in quale formato. Tra gli elementi da concordare rientrano gli atti costitutivi, le evidenze di registrazione, la documentazione relativa a soci e amministratori e le modalità di accesso agli strumenti necessari alla gestione, secondo le regole locali.
Occorre sapere chi conserva gli originali, chi può richiederne copia e come viene gestito il passaggio a un altro professionista. Se sono proposte intestazioni fiduciarie o altri servizi di rappresentanza, chiedi una spiegazione scritta di ruoli, poteri, obblighi e limiti prima di aderire.
Assistenza dopo la costituzione
La società richiede continuità organizzativa. È utile concordare un calendario degli adempimenti, il referente per le comunicazioni, le modalità di aggiornamento dei documenti e la gestione delle richieste provenienti da banche o autorità.
Il professionista dovrebbe indicare quali cambiamenti richiedono una nuova valutazione: trasferimento degli amministratori, nuove attività, ingresso di soci, assunzione di personale o operatività in un altro Paese. Il progetto iniziale va riesaminato quando cambiano i fatti su cui si fondava.
Le domande da porre prima di firmare
- Chi assume l’incarico e chi seguirà concretamente la pratica?
- Quali verifiche sono comprese prima della costituzione?
- Quali costi dovrò sostenere nel primo anno e negli anni successivi?
- Quali attività e risultati dipendono da terzi?
- Quali documenti riceverò e quali accessi manterrò?
- Come posso terminare l’incarico o trasferire la gestione?
Una risposta chiara a queste domande permette di confrontare le offerte sulla base del servizio effettivo. Per una valutazione del progetto e delle competenze necessarie, puoi contattare lo Studio Legale Internazionale Bertaggia oppure consultare l’area dedicata alle società estere.
